今回のコラムは、最近ご相談が増えている「文書におけるコミュニケーション」について。
ビジネス文書を書くには、論理的な情報整理に加えて、会社独自の規程がありますし、日本語上の細かなルールへの配慮が必要ですね。
プレゼンは厭わないけど、議事録や提案書を書くことにアレルギーがある、という方も少なくないようです。
皆さんがビジネス文書の書き方トレーニングを受けたのは、いつ頃ですか？
新人時代、それも入社後まもなくの頃に、一度受講されたきりという方が大半ではないでしょうか。
そのタイミングで学ぶ内容といえば、ビジネス文書には形式があること、時候の挨拶に代表されるようなマナーが求められること、といったことが中心になりますから、実は「分かりやすく伝わる文書」の書き方トレーニングを受けた記憶がない、という方も意外と多そうです。
かの有名な「ロジカル・ライティング」(照屋華子 著)によると、良いビジネス文書とは、
相手に解読を迫らない文書だといいます。
形式を踏まえているだけ、マナーに従うだけ、では実現はまず難しそうですよね？
実現のためには、もう一歩踏み込んだスキルセットが必要です。
そこで大切になるのが、論理構成です。
文書の論理には、縦の論理と横の論理があり、すべてに筋が通っているとき、はじめて相手に伝わるのだ、と照屋氏はいいます。
縦の論理とは、主張と根拠、論点と詳細といった要素です。ここにモレオチがあると、信ぴょう性や妥当性に欠ける主張になってしまいます。
横の論理とは、根拠や詳細といった情報にモレオチがないといった要素です。ここが不足していると「都合のよい主張をしている」と受け取られる可能性が高まってしまいます。
ケイキャリアパートナーズでは、こうした論理構成を整えるためのトレーニングもご用意しております。現在、公募研修として募集を進める計画を進めています。
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