≪コラム≫文書の論理構成、整っていますか?

今回のコラムは、最近ご相談が増えている「文書におけるコミュニケーション」について。

 

ビジネスにおける文書を書くには、論理的な情報整理に加えて、会社独自の規程がありますし、日本語上の細かなルールへの配慮が必要ですね。

 

プレゼンは厭わないけど、議事録や提案書を書くことにアレルギーがある、という方も少なくないようです。


皆さんがビジネス文書の書き方トレーニングを受けたのは、いつ頃ですか?

新人時代、それも入社後まもなくの頃に、一度受講されたきりという方が大半ではないでしょうか。

そのタイミングで学ぶ内容といえば、ビジネス文書には形式があること、時候の挨拶に代表されるようなマナーが求められること、といったことが中心になりますから、実は「分かりやすく伝わる文書」の書き方トレーニングを受けた記憶がない、という方も意外と多そうです。

 

かの有名な「ロジカル・ライティング」(照屋華子 著)によると、良いビジネス文書とは、

相手に解読を迫らない文書だといいます。

形式を踏まえているだけ、マナーに従うだけ、では実現はまず難しそうですよね?

実現のためには、もう一歩踏み込んだスキルセットが必要です。

そこで大切になるのが、論理構成です。

文書の論理には、縦の論理と横の論理があり、すべてに筋が通っているとき、はじめて相手に伝わるのだ、と照屋氏はいいます。

縦の論理とは、主張と根拠、論点と詳細といった要素です。ここにモレオチがあると、信ぴょう性や妥当性に欠ける主張になってしまいます。

横の論理とは、根拠や詳細といった情報にモレオチがないといった要素です。ここが不足していると「都合のよい主張をしている」と受け取られる可能性が高まってしまいます。


ケイキャリアパートナーズでは、こうした論理構成を整えるためのトレーニングもご用意しております。現在、公募研修として募集を進める計画を進めています。

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